Tietosuojaseloste Webropol

Webropol-tietokannat

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen Paralympiakomitea ry (”Yhdistys”)
Osoite: Valimotie 10, 00380 Helsinki
Puhelin: 044 752 9360
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Yhteyshenkilö: Teemu Lakkasuo

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään kilpailu- ja harrasteliikuntatapahtumiin, seurantaan, arviointiin, tutkimustoimintaan, projekteihin, ohjelmiin, koulutuksiin ja muihin tapahtumiin sekä laji- ja valmennusryhmiin tai valmennus-, ohjaus-, avustus- tai tukitoimintaan ilmoittautuvien tai osallistuvien, avustusten ja tukien hakijoiden, sopimusurheilijoiksi tai muiksi rekisteröidyiksi urheilijoiksi, harrastajiksi tai liikkujiksi ilmoittautuvien sekä sähköpostilistalle tai muille tiedotuslistoille ilmoittautuvien henkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden, asiakassuhteen tai muun toimintajakson aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteröidyn toimintakyky-, luokittelu- ja terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Lasten ja nuorten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa keskusteltuaan siitä yhdessä lapsen kanssa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Webropol -rekisteriä käytetään erilaisten kyselyiden, palautteiden, ilmoittautumisten, tukihakemusten ja muiden Paralympiakomitean toimintaan liittyvien tietojen keräämiseen. Henkilöstä tallennetaan tilanteen mukaan vain kyseisessä kysely-, palaute-, ilmoittautumis- tai muussa lomakkeessa kysyttyjä tietoja. Mikäli henkilö on aikaisemmin vastannut kyselyihin, palautteisiin, ilmoittautumisiin tai muihin Webropol -kyselyihin voidaan aikaisemmat tiedot yhdistää uusiin kerättyihin tietoihin.

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja, avustusten ja tukien hakijoiden ja saajien henkilötietoja sekä muita Yhdistyksen vapaaehtoiseksi, valmentajaksi, ohjaajaksi, tapahtumiin, koulutuksiin, laji- ja valmennusryhmiin ilmoittautuvien sekä Rekisteröityjen tukihenkilön, huoltajan, vanhempainvastuunkantajan tai muiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen, ohjelmiin, palveluihin, tapahtumiin, tuotteisiin tai asiakassuhteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn osoite ja kotipaikka;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Rekisteröidyn jäsennumero;
  • Rekisteröidyn lisenssinumero;
  • Rekisteröidyn syntymäaika;
  • Rekisteröidyn ikä;
  • Rekisteröidyn sukupuoli;
  • Rekisteröidyn äidinkieli;
  • Rekisteröidyn kielitaito;
  • Rekisteröidyn elämäntilanne;
  • Rekisteröidyn henkilötunnus;
  • Rekisteröidyn tilinumero;
  • Rekisteröidyn asuinmuoto;
  • Rekisteröidyn vammaryhmä;
  • Rekisteröidyn toimintakyky;
  • Rekisteröidyn apuväline;
  • Rekisteröidyn terveystiedot;
  • Rekisteröidyn allergiatiedot;
  • Rekisteröidyn luokittelutieto;
  • Rekisteröidyn luokittelutiedon voimassaoloaika;
  • Rekisteröidyn luokittelutiedon lisätiedot;
  • Rekisteröidyn koulutus;
  • Rekisteröidyn koulutusala;
  • Rekisteröidyn lisäkoulutustarve;
  • Rekisteröidyn oppilaitos;
  • Rekisteröidyn erityisosaaminen;
  • Rekisteröidyn urheilulajit;
  • Rekisteröidyn harrastukset;
  • Rekisteröidyn liikunnanmäärä;
  • Rekisteröidyn ammatillinen tausta;
  • Rekisteröidyn autonkäyttömahdollisuus;
  • Rekisteröidyn kilpailu-, tapaturma- ja vastuuvakuutuksen voimassaolo;
  • Rekisteröidyn aikaisempi osallistuminen;
  • Rekisteröidyn aikaisemman osallistumisen päättyminen;
  • Rekisteröidyn henkilökohtaiset kokemukset;
  • Rekisteröidyn harrastekokeilujen määrä;
  • Rekisteröidyn harrastekokeilujen sisältö;
  • Rekisteröidyn harrastekokeiluista koituneet kustannukset;
  • Rekisteröidyn harrastamisen rajoitteet;
  • Rekisteröidyn harrastamista edistävät tekijät;
  • Rekisteröidyn kiinnostuksen kohteet;
  • Rekisteröidyn kuvauslupa;
  • Valokuvia ohjelman ajalta Rekisteröidystä;
  • Rekisteröidyn matkustusasiakirjan kopio erillisenä tiedostona;
  • Rekisteröidyn terveystietojen kopio erillisenä tiedostona;
  • Rekisteröidyn muita kilpailuihin, tapahtumiin tai koulutuksiin liittyviä tietoja erillisinä tiedostoina;
  • Rekisteröidyn urheiluseura;
  • Rekisteröidyn jäsenyhdistys;
  • Rekisteröidyn muut sidosryhmät;
  • Rekisteröidyn työnantaja ja osasto;
  • Rekisteröidyn titteli;
  • Rekisteröidyn työnantajan osoite ja kotipaikka;
  • Rekisteröidyn urheilulajit tai lajivalinnat;
  • Rekisteröidyn vaatekoko;
  • Rekisteröidyn kengänkoko;
  • Rekisteröidyn aikaisemmat palveluiden ja tuotteiden tilaustiedot;
  • Rekisteröidyn aikaisemmat tapahtumiin osallistumistiedot;
  • Rekisteröidyn tukihenkilön, huoltajan, vanhempainvastuunkantajan, avustajan tai muun yhteyshenkilön etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn tukihenkilön, huoltajan, vanhempainvastuunkantajan, avustajan tai muun yhteyshenkilön osoite ja kotipaikka;
  • Rekisteröidyn tukihenkilön, huoltajan, vanhempainvastuunkantajan, avustajan tai muun yhteyshenkilön sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn tukihenkilön, huoltajan, vanhempainvastuunkantajan, avustajan tai muun yhteyshenkilön puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn sähköpostiryhmien ja muiden tiedotuskanavien tilaustiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä ja vanhempainvastuunkantajalta, tukihenkilöiltä, avustajilta, huoltajalta tai muulta yhteyshenkilöltä sekä yhdistyksiltä, seuroilta ja sidosryhmiltä.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen kansallisille ja kansainvälisille yhteistyökumppaneille ja tapahtumanjärjestäjille, valmentajille, ohjaajille, vapaaehtoisille, opettajille tai muille toimintaan liittyville henkilöille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja tapahtumien tai palveluiden toteuttamiseksi sekä seurannan ja tutkimuksen tekemiseksi. Tietojen luovuttamiseen pyydetään rekisteröidyn lupa, mikäli luovutettavat tiedot sisältävät terveyttä, toimintakykyä tai luokittelua koskevia tietoja.

Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistyksen sisäisissä Järjestelmissä järjestelmästä toiseen mutta henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on asiakassuhteessa tapahtumien, koulutusten tai muiden Yhdistyksen tai sen yhteistyökumppanien kanssa sekä sähköpostituslistan osalta niin kauan kunnes sähköpostilistan tilaus peruutetaan. Asiakassuhteen tai muun sidonnaisuuden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan mutta henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

Profilointia käytettään koulutusten, tapahtumien, muiden palveluiden ja tuotteiden sekä muun markkinoinnin ja suoramarkkinoinnin kohdentamiseen sukupuolen, iän, kotipaikan, sidonnaisuuksien, toimintakyvyn, apuvälineen, luokittelutiedon, työpaikan, urheilulajin, aikaisempien asiakkuuksien tai osallistumistietojen avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavan tai muun rekisterinpitäjän ilmoittaman henkilön (Teemu Lakkasuo) osoitteeseen (Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.).

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Paralympiakomitea ry
Teemu Lakkasuo
Valimotie 10
00380 Helsinki

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.12.2019.

 

Ladattavat tiedostot